Οι σχέσεις μεταξύ προϊσταμένου και υφισταμένων έχουν καθοριστικό ρόλο στην παραγωγικότητα και στα κίνητρα στο χώρο εργασίας.

Η εκτίμηση που νιώθουν ότι έχουν οι υφιστάμενοι από τον προϊστάμενο τους, είναι από τους ισχυρότερους παράγοντες που τους επιτρέπουν να αφοσιώνονται στο έργο τους.

Έρευνες έχουν δείξει ότι το αίσθημα εκτίμησης βρίσκεται στο ίδιο επίπεδο όπως άλλοι σημαντικοί παράγοντες σε σχέση με την εργασία τους που είναι το ύψος του μισθού, οι ευκαιρίες για εκπαίδευση και ανέλιξη.

Ο προϊστάμενος είναι ο ισχυρότερος παράγοντας που μπορεί να επηρεάζει τα κίνητρα και το ομαδικό πνεύμα εργασίας των υφισταμένων του.

Με τον τρόπο συμπεριφοράς του, τον προφορικό του λόγο, τη γλώσσα του σώματος και τις εκφράσεις του προσώπου του, μεταδίδει σημαντικότατα μηνύματα για τη γνώμη και τις σκέψεις του σχετικά με την αξία των ανθρώπων που εργάζονται μαζί του.

Στην πράξη ο προϊστάμενος σε μια ομάδα εργασίας, πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι είναι από αυτόν που εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό η αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα των υφισταμένων του. Χρειάζεται καθημερινά να φροντίζει και για την ψυχολογική πτυχή των σχέσεων του μεριμνώντας για τη δημιουργία καλού ομαδικού πνεύματος εργασίας και κινήτρων για τους υφισταμένους του.

Ήδη από τις πρώτες στιγμές της άφιξης του στο χώρο εργασίας, ο προϊστάμενος με την ευγένεια και το χαμόγελο του, χαιρετώντας όλους και αποφεύγοντας να δείχνει κούραση, εκνευρισμό ή κακή διάθεση, δημιουργεί τις προϋποθέσεις για ένα ευχάριστο κλίμα εμπιστοσύνης.

Μιλώντας με τους υφισταμένους του για τους στόχους της ημέρας, για το τι αναμένει από αυτούς, δείχνοντας ενδιαφέρον για τα επιμέρους προβλήματα, βοηθά στη βελτίωση του ηθικού της ομάδας εργασίας. Η καλύτερη ψυχολογική διάθεση της ομάδας, έχει άμεσες επιπτώσεις στην απόδοση.

Ο προϊστάμενος πρέπει να μεταδίδει προς τους υφισταμένους του τα ορθά μηνύματα. Με απλά αλλά ισχυρά λόγια και σχόλια, μπορεί να πετυχαίνει πολλά στις διαπροσωπικές του σχέσεις.

Με το να χρησιμοποιεί τις λέξεις παρακαλώ, ευχαριστώ ή να εκφράζει σχόλια που δείχνουν ικανοποίηση και εκτίμηση όπως για παράδειγμα να πει σε κάποιον υφιστάμενο ότι πράγματι έχει κάνει εξαιρετική δουλειά, μπορεί να προσφέρει τα μέγιστα στην όρεξη για δουλειά και προσφορά του συνόλου της ομάδας εργασίας.

Είναι πολύ σημαντικό από την αρχή να θέτει ξεκάθαρα το τι αναμένει από τους υφισταμένους του. Οι απαιτήσεις στο χώρο εργασίας μπορούν να αλλάζουν τακτικά. Για τους λόγους αυτούς είναι υποχρέωση του να διευκρινίζει με σαφήνεια το τι αναμένει κάθε φορά.

Μια από τις συχνότερες αιτίες αποτυχίας, είναι διότι η επικοινωνία σχετικά με τις νέες απαιτήσεις και για τους λόγους που αυτές έχουν δημιουργηθεί, δεν γίνεται σωστά. Η μη κατανόηση των παραγόντων αυτών από τους υφισταμένους, προκαλεί απώλεια εμπιστοσύνης και μείωση του ηθικού της ομάδας εργασίας.

Ο προϊστάμενος πρέπει να έχει μια άριστη επικοινωνία με τους υφισταμένους του όχι μόνο για να τους μεταφέρει τις νέες ανάγκες και απαιτήσεις αλλά και για να διαισθάνεται τις δικές τους σκέψεις, αντιδράσεις και επιθυμίες.

Παράλληλα οι υφιστάμενοι χρειάζονται να γνωρίζουν για το πως νιώθει ο προϊστάμενος τους για την ποιότητα της εργασίας και της προσφοράς τους.

Ο καθορισμός εβδομαδιαίων ή ακόμη καθημερινών συναντήσεων εφόσον οι ανάγκες το απαιτούν, μεταξύ του προϊσταμένου και των υφισταμένων του, μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο στη διατήρηση και βελτίωση της απόδοσης και μιας καλής ψυχολογικής κατάστασης της ομάδας εργασίας.

Η ειλικρίνεια είναι βασικός πυλώνας που στηρίζει διαρκώς τις σχέσεις στο εργασιακό περιβάλλον. Επίσης απαραίτητο είναι ένα σύστημα αναγνώρισης και ανταμοιβής της προσφοράς.

Ένα ευχαριστώ ή ένα ευγενικά γραμμένο σημείωμα προς ένα υφιστάμενο μπορεί να έχουν μεγάλη θετική επίδραση και να είναι τα πρώτα στοιχεία ενός ευρύτερου συστήματος ανταμοιβών και ένδειξης εκτίμησης.

Ένα τέτοιο σύστημα, είναι απαραίτητο για τη διατήρηση των κινήτρων των πλέον παραγωγικών και αποτελεσματικών υφισταμένων.